Lưu ý quan trọng: Kỹ năng AI hỗ trợ thiết kế và tái tạo tài liệu theo Brand Kit nhưng người dùng cần kiểm tra tính chính xác của các số liệu kinh doanh trước khi phát hành chính thức.

TỔNG QUAN

Kỹ năng Xử lý Văn phòng 2.0 triển khai Kiến trúc 2 Chiều giúp AI tự động hóa toàn diện các thao tác tạo lập, chỉnh sửa và chuyển đổi tài liệu văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, PDF). Điểm khác biệt cốt lõi là khả năng bóc tách nhận diện thương hiệu (Brand Kit) từ tài liệu mẫu để tái sinh các văn bản mới mang chuẩn mực thiết kế chuyên nghiệp.

VÌ SAO KỸ NĂNG NÀY RA ĐỜI

Khi tạo lập tài liệu văn phòng qua AI, người dùng thường gặp phải 3 vấn đề lớn:

  1. Mất bản sắc thương hiệu: AI thông thường chỉ sinh văn bản thô hoặc áp dụng các mẫu mặc định đơn điệu, không đồng bộ với màu sắc, font chữ và logo của công ty.
  2. Thiếu khả năng kế thừa file mẫu: Không thể tự động đọc một file slide hay văn bản mẫu có sẵn để trích xuất các quy chuẩn thẩm mỹ áp dụng cho tài liệu mới.
  3. Không đáp ứng chuẩn hành chính: Khó khăn trong việc căn lề, khoảng cách dòng và trình bày chuẩn thể thức văn bản hành chính Việt Nam theo Nghị định 30.

Kỹ năng này được thiết kế với 2 luồng xuất bản chuyên biệt gồm Chuẩn Hành chính Nhà nước nghiêm ngặt và Chuẩn Doanh nghiệp Hiện đại linh hoạt theo Brand Kit.

VÍ DỤ THỰC CHIẾN

Tình huống thực tế: Người dùng gửi một file slide mẫu của công ty và một bản ghi chú nội dung cuộc họp, yêu cầu tạo bộ slide thuyết trình tổng kết quý gồm 6 trang.

Kịch bản xử lý của Agent:

  1. Bước 1 (Bóc tách Chiều Đọc): Agent phân tích file mẫu để trích xuất bảng màu chủ đạo (Primary, Secondary, Accent), font chữ tiêu đề và vị trí đặt logo thương hiệu.
  2. Bước 2 (Quy hoạch Cấu trúc Slide): Agent xây dựng dàn ý chi tiết từng trang slide theo mô hình trực quan, phân bổ nội dung và biểu tượng minh họa tương ứng.
  3. Bước 3 (Thực thi Chiều Ghi): Agent chạy pipeline lập trình sinh file PowerPoint hoàn chỉnh mang đúng thông số Brand Kit đã trích xuất từ Bước 1.

CẬP NHẬT TRONG BẢN MỚI NHẤT

  • Kiến trúc 2 Chiều Bi-directional: Đọc trích xuất Brand Kit từ file mẫu và ghi tái tạo văn bản tự động.
  • Hỗ trợ song song 2 chuẩn xuất bản: Chuẩn Thẩm mỹ Doanh nghiệp hiện đại và Chuẩn Văn bản Hành chính Nghị định 30.
  • Tối ưu định dạng đa nền tảng: Kết xuất đồng bộ cho Word, Excel, Slide và chuyển đổi PDF chất lượng cao.

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG

1. Cài đặt kỹ năng

  1. Giải nén file zip và sao chép thư mục xu-ly-van-phong vào thư mục skills của hệ thống (ví dụ ~/.gemini/config/skills/).
  2. Khởi động lại phiên làm việc để hệ thống ghi nhận kỹ năng.

2. Công thức câu lệnh kích hoạt

/xu-ly-van-phong [File mẫu hoặc bản nháp] [Yêu cầu định dạng và phong cách]

3. Mẫu prompt thực tế

Mẫu 1: Thiết kế slide theo mẫu nhận diện thương hiệu

“/xu-ly-van-phong từ file mau_slide.pptx và dan_y.md. Hãy bóc tách Brand Kit từ file mẫu để tạo bộ slide 6 trang giới thiệu dịch vụ mới.”

Mẫu 2: Soạn thảo văn bản theo chuẩn Nghị định 30

“/xu-ly-van-phong từ nội dung thông báo.txt. Hãy tạo file Word công văn hành chính chuẩn Nghị định 30 với font Times New Roman và căn lề chính xác.”

Mẫu 3: Tạo báo cáo tài chính Word có bảng biểu chuyên nghiệp

“/xu-ly-van-phong từ số liệu quý 2. Hãy soạn thảo báo cáo Word hoàn chỉnh với bảng biểu kẻ viền chỉn chu và biểu đồ minh họa.”